Alors que le COVID-19 continue de se répandre dans le monde entier, nous sommes de plus en plus nombreux à modifier nos méthodes et habitudes de travail. Les groupes LVMH, L’Oréal, Sanofi, Danone, Engie, ATOS, Publicis et Orange font partie du nombre croissant d’entreprises françaises qui ont pris, dès le mardi 17 mars 2020, des mesures pour répondre aux préoccupations les plus immédiates de leurs collaborateurs en matière d’emploi, liées à la pandémie.
Les recommandations du gouvernement, suivies par celle des entreprises imposent aux collaborateurs de télétravailler quand cela est possible.
Ces nouvelles contraintes vont progressivement bouleverser l’équilibre de nos modes de vie famille/travail, dans des proportions parfois inattendues.
Depuis quelques années des scientifiques du monde entier se sont penchés sur la science des émotions et leurs interactions avec notre mode de vie au travail. Dans le cadre de leurs recherches, ils ont échangé avec des milliers de travailleurs à distance dans le monde entier et, d’après ces conversations – et nos propres expériences personnelles de travail à distance – nous pouvons attester que le sentiment d’isolement est courant lorsqu’on travaille à domicile.
Vivre dans l’incertitude face à une pandémie rend la situation actuelle encore plus stressante.
En tant qu’entrepreneur indépendant, j’ai rassemblé ici quelques conseils pour relever les défis du travail à distance, tout en gérant son stress et ses émotions difficiles.
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Relisez vos messages en prêtant attention aux émotions
Alors que nous nous éloignons des interactions face à face avec nos collègues, il est important de relire vos messages pour en améliorer la clarté et le ton émotionnel avant de cliquer sur « Envoyer ».
L’envoi d’un message direct ou d’un courriel qui dit « Parlons » alors que vous voulez dire « Ce sont de bonnes suggestions ; discutons de la façon de les intégrer dans le projet » peut susciter une anxiété inutile chez le destinataire. Si vous vous inquiétez de la façon dont votre ton sera perçu, décrochez le téléphone ou proposez de participer à une visio-conférence. Votre collègue (qui travaille probablement aussi à domicile) sera peut-être heureux de pouvoir vous parler et de vous voir (et réciproquement).
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Faites attention aux fuseaux horaires
Pour accompagner les personnes de tous les fuseaux horaires à se sentir intégrées, efforcez-vous de retarder la prise de décision jusqu’à ce que vous ayez obtenu l’avis de tous ceux qui devraient être impliqués dans la décision.
C’est un moment particulièrement propice pour affiner vos compétences en matière de partage de l’information afin que tout le monde reste informé.
Les planification des réunions et ordres du jour, envoyés normalement par courriel, sont maintenant déposés sur Slack, Teams, Skype ou tout autre plate-forme de messagerie instantanée.
Après être passé massivement au télétravail depuis le 8 mars, Apple en Californie, où travaille Alexandra, a mis en place une réunion de 15 minutes à l’échelle de l’entreprise tous les jours à 11h45 (heure du pacifique).
Ce qui permet aux membres de l’équipe de la côte est des USA et ceux de l’Europe de se joindre également à la réunion, au cours de laquelle les membres de l’équipe peuvent se tenir au courant des annonces importantes. Tout ce qui est discuté pendant la réunion est également envoyé sous forme de rapport dans un courriel à l’échelle de l’entreprise ou du service.
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Prévoyez du temps pour des échanges imprévus et des collaborations fortuites
Lorsque nous travaillons à distance, nous passons à côté de tous les moments impromptus avec nos collègues qui débouchent parfois sur de bonnes idées : papoter avant et après les réunions, se retrouver à la machine à café ou dans les couloirs, et s’arrêter dans le bureau de ses collègues.
Tous ces petits moments qui peuvent sembler inutiles sont les liants indispensables des relations avec ses collègues.
Alors, lorsque vous vous réunissez par téléphone ou par visio-conférence, prévoyez du temps pour une conversation informelle au début et à la fin des réunions et ne commencez pas sur les chapeaux de roues en attaquant immédiatement les sujets difficiles.
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Trouvez le temps pour des mini-pauses
S’éloigner de votre bureau ou de votre lieu de travail, ne serait-ce que cinq minutes, vous aide à vous détendre et à rester concentré. Les étudiants danois qui ont bénéficié d’une courte pause avant de passer un test ont obtenu des scores nettement supérieurs à ceux de leurs collègues qui n’ont pas eu le temps de se détendre. Vous pouvez utiliser par exemple l’application Time Out (pour Mac), qui rappelle de prendre des pauses périodiques pour s’étirer, marcher, boire ou changer de position à son bureau.
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Élaborer un rituel après le travail
Il est facile de se surmener quand on ne quitte pas un bureau physique à une heure précise chaque jour, il est donc particulièrement important de fixer des limites saines avec votre travail.
En travaillant depuis son domicile, la déconnexion est d’autant plus complexe.
Votre cerveau a besoin d’un signal qui lui dit : « Le travail est terminé ! »
Quelques idées : Méditer, écouter de la musique, lire un magazine, faire du sport ou du yoga. Certaines études montrent que faire de la musculation stimule davantage l’humeur que le cardio.
Cal Newport, auteur du bestseller « Deep Work », termine chaque journée en transcrivant ces notes de la journée dans une liste de tâches principale, en éteignant son ordinateur, puis en disant la phrase « Programmer l’arrêt de l’ordinateur…Tâche terminée ».
« Après avoir prononcé la phrase magique, si une inquiétude liée au travail me vient à l’esprit ou un collègue me rappelle, ma seule pensée est : « L’ordinateur est éteint et ma journée est terminée.»
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Enregistrez des plages horaires sur votre agenda pour faire de l’exercice
Engagez-vous à faire de l’activité physique en bloquant du temps pour vous entraîner sur votre agenda journalier. Vous avez besoin d’idées pour faire de l’exercice à la maison ? Essayez une séance d’entraînement de sept minutes, ou une série d’étirements sur votre bureau qui pourrait (presque) remplacer la salle de sport, ou encore, mettez votre chanson préférée et dansez.
Mieux encore, faites-en une activité de groupe virtuel : Passez un appel vidéo avec un collègue, choisissez une vidéo de fitness sur YouTube et c’est parti pour une bonne séance de transpiration ensemble.
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Prenez des nouvelles les uns des autres
Cela peut se faire en mettant en place des déjeuners virtuels, des rendez-vous virtuels à la machine à café aux mêmes heures que d’habitude, autour de 10h30 et 16h par exemple.
La société Buffer, spécialisée dans la gestion de l’activité social media, a mis en place les appels de binôme (Daily Pair Calls). Les collaborateurs de l’entreprise choisissent d’être jumelés au hasard avec quelqu’un d’autre de l’entreprise une fois par semaine. Les appels n’ont pas d’ordre du jour fixe ; les collègues apprennent à se connaître en binôme en parlant de leur famille, de leurs passe-temps et de leurs émissions préférées. Si votre entreprise utilise Slack, un moyen simple de mettre en place ce système est de faire appel à Donut, un robot Slack qui jumelle automatiquement les personnes.
Soyez attentif lorsque vous quittez votre domicile. Nous ne pouvons pas tous être en télétravail. Pour le bien de ceux qui doivent encore être physiquement présents au travail (pensez aux médecins, personnels soignants, aux caissiers, aux épiciers, aux pharmaciens et à toutes les personnes qui contribuent à maintenir la vie dans notre pays.).
Veillez à vous laver les mains régulièrement et soigneusement lorsque vous sortez, pratiquez la distanciation sociale, remerciez ceux qui ne peuvent pas rester à la maison et applaudissez à 20h à votre fenêtre pour rendre hommage au personnel hospitalier qui œuvre chaque jour pour sauver des vies.
Conclusion
En cette période d’incertitude, de nombreuses entreprises s’efforcent d’assurer la continuité de leurs activités et de soutenir leurs collaborateurs du mieux qu’elles peuvent, de diverses manières. Des modalités de travail flexibles et virtuelles aident les employés à continuer à faire leur travail, mais ces circonstances sans précédent nécessitent des ajustements qui, pour beaucoup, s’accompagnent de défis importants. Il est plus important que jamais de se soutenir mutuellement dans les jours à venir.
Prenez soin de vous et gardez le contact avec vos proches en prenant régulièrement des nouvelles.
Pour aller plus loin, je vous recommande la lecture du livre en anglais « No Hard Feelings: The Secret Power of Embracing Emotions at Work » par Liz Fosslien
