Lorsque le monde a basculé vers le télétravail au début de la pandémie au printemps 2020, de nombreux entrepreneurs, managers et collaborateurs ont craint que les collaborateurs ne soient pas en mesure de créer et de maintenir des liens avec leurs collègues. Pire encore, les collaborateurs qui ont été embauchés juste avant ou pendant la pandémie risquent particulièrement d’être déconnectés des groupes habituels de travail.
« Les dirigeants de l’ensemble de l’entreprise doivent trouver comment créer les processus et les mécanismes de soutien nécessaires pour créer et maintenir les liens entre les collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail ».
Le conseil classique sur la façon de créer des liens entre les collaborateurs travaillant à distance était d’organiser plus de réunions, en particulier des réunions d’équipe, afin de s’assurer que les membres de l’équipe à distance se sentent dans le coup et connectés à leurs collègues. Mais aujourd’hui, après près d’un an de modèles de travail à distance et hybrides, les collaborateurs en ont assez des réunions.
Plusieurs études montrent que les collaborateurs travaillant à distance assistent, en moyenne, à une réunion de plus par jour que lorsqu’ils étaient au bureau. Plus de réunions, et plus de fatigue liée aux réunions, ne peut clairement pas être la solution.
Au lieu de multiplier les réunions, suivez trois principes clés pour développer les liens et la cohésion entre les collaborateurs :
- Donnez du sens aux réunions que vous organisez.
- Adaptez le canal au message.
- Adaptez les stratégies de création de liens aux objectifs de l’organisation ou de l’équipe.
Donner du sens aux réunions que vous organisez
Avec un nombre croissant de collaborateurs travaillant à distance, de nombreuses organisations ont augmenté non seulement le nombre de réunions, mais aussi le nombre de participants aux réunions. L’objectif était de rendre les décisions et la planification plus visibles pour un plus grand nombre de collaborateurs, mais ceux-ci se retrouvent souvent dans des réunions auxquelles ils n’ont pas besoin d’assister. Envisagez de transférer certaines personnes sur une liste de distribution pour les principaux points à retenir et les résumés de réunion, plutôt que de les ajouter à l’invitation à la réunion.
Intégrez également des bonnes pratiques simples et structurées à la culture des réunions de votre organisation :
- Commencez chaque réunion en soulignant les objectifs et les résultats souhaités de la réunion.
- Restreignez l’accès la réunion aux personnes considérablement en retard.
Réduisez la durée des réunions au strict minimum. - Utilisez les cinq dernières minutes pour confirmer et partager les décisions, les engagements et les prochaines étapes.
- Envoyez un compte rendu synthétique à tous les participants présents ou pas à la réunion.
« N’oubliez pas d’optimiser les questions d’audio, de vidéo et d’espace de travail. Collaborez avec le service informatique pour vous assurer que les collaborateurs disposent de solutions technologiques qui prennent en charge la manière dont ils préfèrent rejoindre et participer aux réunions ».
Adapter le canal au message
Les relations entre les collaborateurs ne sont pas nécessairement meilleures avec un canal plutôt qu’un autre. Choisissez plutôt le canal le plus approprié à votre objectif. Par exemple, les canaux d’équipe sur les plateformes de collaboration en flux de travail comme Microsoft Teams ou Slack fonctionnent souvent mieux pour les fils de discussion, le brainstorming et le partage d’idées ou d’articles, tandis que la messagerie instantanée ou le chat sont idéaux pour les questions urgentes ou les discussions informelles.
En déplaçant les connexions vers le canal approprié à l’objectif, les collaborateurs peuvent réserver leurs appels vidéo pour les sujets qui doivent laisser place à la nuance, au ton et au langage corporel. Il s’agit notamment des discussions sensibles ou des conversations dont le ton pourrait être mal interprété lorsqu’il est exprimé par écrit, comme les conversations sur la gestion des performances, le mentorat ou le coaching.
Adapter les stratégies aux objectifs
Pourquoi voulez-vous renforcer les liens entre les collaborateurs face au travail à distance et en mode hybride ?
Il existe de nombreuses réponses possibles à cette question : échange d’idées, engagement des collaborateurs, développement professionnel, etc. Aucune solution de connectivité ne pourra répondre à tous ces objectifs à la fois. Classez par ordre de priorité les solutions potentielles que vous envisagez en fonction de vos objectifs en matière de création de liens entre vos collaborateurs.
Lorsque l’échange d’idées est une priorité, par exemple, vous avez probablement besoin d’une plateforme virtuelle de partage de contenu ou d’outils tels que les tableaux blancs numériques, qui permettent un travail asynchrone et synchrone au sein de l’équipe et facilitent le retour d’informations dans les flux de travail, le cas échéant.
Pour créer un réseau social d’entreprise et des opportunités de développement professionnel, créez des voies pour les liaisons transversales et verticales des collaborateurs au sein de l’organisation. Il peut s’agir de plateformes virtuelles de connexion par mentorat, où les collaborateurs peuvent proposer ou solliciter un accompagnement sur un large éventail de compétences professionnelles, ou de groupes d’intérêt spéciaux facultatifs sur des sujets populaires ou des intérêts de développement.
Vous pouvez également encourager les managers à organiser des réunions informelles avec de petits groupes de collaborateurs qui ne travaillent pas ensemble, ce qui donne aux collaborateurs l’occasion de faire connaissance avec un haut dirigeant ainsi qu’entre eux.
Lorsque l’engagement des collaborateurs est une priorité, assurez une reconnaissance explicite et intentionnelle des réalisations des équipes et des individus, par le biais de plusieurs canaux. Une étude révèle qu’en période de perturbation, le désir des collaborateurs d’être reconnus pour leur bon travail augmente de 30 %.
Les managers peuvent également organiser des activités de bénévolat à distance, telles que le mentorat, les courses caritatives virtuelles, la rédaction de lettres et la mise en relation avec des membres âgés isolés de la communauté. Ces activités donnent aux collaborateurs l’occasion d’avoir une image positive de leur organisation et d’eux-mêmes, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Les outils de travail à distance dont les organisations sont devenues dépendantes au cours de l’année écoulée continueront à faire partie de l’environnement de travail dans un avenir proche. Les nouveaux comportements numériques qui se développent dans l’environnement distant se répercuteront lors de la transition vers les bureaux physiques, en particulier lorsque certains collaborateurs continueront à travailler à distance.
Les organisations qui trouvent des solutions à ces défis le plus tôt possible seront mieux préparées pour gérer les collaborateurs dans un environnement de travail numérique en pleine croissance et en constante évolution.
