MyArkevia : Connexion, avis et fonctionnalités

MyArkevia s’impose dans la dématérialisation des bulletins de paie et des documents sensibles, mais le service suscite des avis contrastés. Conçu comme un coffre-fort numérique pour salariés et particuliers, il promet une connexion 24/7, une sécurité de niveau entreprise et une conservation de 50 ans. Toutefois, des retours d’expérience pointent une accessibilité inégale, des lenteurs et un support client perfectible. Pour y voir clair, ce dossier explore les fonctionnalités clés, l’interface utilisateur, la gestion des comptes et la performance observée sur le terrain.

Au-delà des promesses marketing, l’intérêt d’un coffre-fort RH se mesure à sa robustesse opérationnelle et à sa conformité RGPD. MyArkevia, opéré par Cegedim Solutions Ressources Humaines, centralise les bulletins, automatise le dépôt par l’employeur et autorise le classement de documents personnels. En parallèle, plusieurs entreprises pilotes témoignent d’un gain de temps significatif dans la distribution des fiches de paie. Pourtant, des employés rapportent des difficultés de connexion et des blocages de comptes. Ce guide propose un panorama complet, des bonnes pratiques aux contournements, sans éluder les limites actuelles.

MyArkevia : connexion sécurisée et accès au coffre-fort

Processus de connexion et inscription pas à pas

L’accès s’effectue via www.myarkevia.com. Après l’activation initiale, l’inscription se fait avec un matricule et un code secret transmis par l’employeur. Ensuite, l’utilisateur définit son mot de passe et confirme son adresse email. L’espace est accessible 24h/24 depuis un navigateur moderne, sur ordinateur comme sur mobile.

La connexion standard s’opère par identifiant et mot de passe. Pour renforcer la sécurité, l’activation d’alertes de connexion par email reste recommandée. Un lien de réinitialisation s’envoie en cas d’oubli. Idéalement, un gestionnaire de mots de passe générera une phrase de passe robuste, mémorisée localement.

• Étapes clés : activation, création du mot de passe, vérification email, premier accès.
• Bonnes pratiques : navigateur à jour, double vérification email, stockage sécurisé des identifiants.
• Points d’attention : délais d’email, filtres anti-spam, plage de maintenance éventuelle.

Problèmes fréquents, causes probables et solutions rapides

Des utilisateurs signalent des erreurs de connexion, des temps de chargement longs et des pages blanches. Ces symptômes traduisent souvent une surcharge, une compatibilité navigateur limitée ou un cache corrompu. Sur iOS et macOS, le bouton de réinitialisation de mot de passe a parfois dysfonctionné, rendant l’accès impossible sans assistance.

Pour reprendre la main, plusieurs actions aident. D’abord, vider le cache et tester un autre navigateur (Chrome, Edge, Firefox). Ensuite, essayer un réseau différent si la latence locale augmente. En cas de compte bloqué, le contact du support client s’impose, avec copie d’écran des messages d’erreur.

• Check-list minute : autre navigateur, navigation privée, test réseau mobile, désactivation VPN.
• Escalade : ticket au support, signalement de l’horodatage et de l’adresse IP visible.
• Mesure préventive : activer les notifications d’alerte de connexion pour tracer les accès.

Cas d’usage condensé et retour terrain

Dans une PME de 120 salariés, l’équipe RH transmet les codes d’activation par lot. La moitié des collaborateurs accède à MyArkevia en moins de 10 minutes. Un quart rencontre des lenteurs à l’heure de pointe. Le reste se heurte à un e-mail de réinitialisation retardé, parfois reçu 18 heures plus tard, avec un lien actif une heure.

Face à cette contrainte, la PME planifie les activations hors rush et fournit un guide rapide avec captures d’écran. Les nouveaux arrivants bénéficient d’une session d’accompagnement. Ces mesures réduisent les blocages de 40% lors des deux mois suivants.

• Leçons : anticiper la charge, communiquer clairement, documenter les étapes sensibles.
• Indicateurs : délai moyen d’accès, taux de tickets, taux de liens expirés.
• Objectif : lisser le trafic et raccourcir le temps d’entrée dans le coffre-fort.

Au final, la qualité d’accès dépend à la fois de la plateforme et de l’organisation interne, d’où l’intérêt d’un plan d’adoption simple et mesuré.

Fonctionnalités MyArkevia pour les bulletins de paie et documents sensibles

Réception automatique des bulletins et conservation longue durée

MyArkevia centralise les bulletins de paie envoyés par l’employeur. Chaque dépôt déclenche, si activé, une notification email. Les documents restent disponibles jusqu’à 50 ans, conformément aux exigences légales en vigueur. Cette durée répond aux besoins de preuve lors de démarches administratives ou de retraite.

Outre les bulletins, les utilisateurs déposent des pièces d’identité, diplômes, attestations et contrats. La solution ambitionne de remplacer l’armoire à classeurs par un espace sécurisé, accessible partout. Les RH y voient un canal unique, plus fiable que les envois papier.

• Atouts : traçabilité, disponibilité 24/7, conservation étendue.
• Alertes : email à chaque dépôt, historique de lecture dans l’espace personnel.
• Usages : justificatifs de revenus, prêts immobiliers, preuves d’emploi.

Classement, recherche et filtres avancés

L’interface utilisateur propose des répertoires personnalisés, un affichage configurable et des filtres par type, période ou émetteur. La recherche plein texte accélère l’accès aux bulletins d’une année spécifique. Les colonnes se réorganisent selon les préférences de chacun.

Lors d’un audit interne, un responsable financier récupère en cinq minutes tous les bulletins du service ventes pour 2023. Le tri par période et l’export réduisent le temps de collecte, autrefois étalé sur plusieurs heures. La productivité gagne du terrain.

• Organisation : dossiers nommés par année, service ou usage.
• Recherche : filtres combinés, tri multi-colonnes.
• Affichage : pagination ajustable pour accélérer le chargement.

Partage contrôlé et export en archive

Le partage fonctionne via des répertoires dédiés et des droits limités. Un contact externe, par exemple un courtier, lit uniquement les documents autorisés pendant une durée définie. À l’issue, l’accès expire automatiquement.

Pour transmettre un dossier à un organisme, l’export en fichier ZIP consolide les pièces en un clic. Cette approche simplifie les échanges sans multiplier les liens. Les RH apprécient la cohérence et la traçabilité.

• Partage : invitations, expiration, lecture seule.
• Export : regroupement en archive, téléchargement rapide.
• Contrôle : journal d’accès et historique des invitations.

Exemple concret : l’onboarding d’une promotion d’alternants

Un groupe industriel accueille 60 alternants. Les contrats, cartes d’identité et RIB sont demandés dès la signature. Grâce à MyArkevia, le service RH crée un répertoire par personne et une structure commune pour les pièces. Chaque alternant charge ses documents, qui sont validés en lot par l’équipe.

Résultat : le délai d’entrée en paie se raccourcit d’une semaine. Les erreurs de version chutent. Et les dossiers incomplets sont repérés par un filtre dédié.

• Gains : visibilité, cohérence, vitesse d’exécution.
• Contrôle qualité : vérification en lot, relances ciblées.
• Continuité : accès conservé pour l’alternant pendant tout son contrat.

Ces capacités font de la plateforme un pivot documentaire RH, à condition que l’accès reste fluide lors des périodes chargées.

Sécurité, conformité RGPD et gestion des comptes sur MyArkevia

Mécanismes de protection et journalisation

La sécurité repose sur un ensemble de contrôles : authentification, chiffrement des flux, et notifications d’accès. L’historique des connexions remonte l’adresse IP et l’horodatage. Les utilisateurs consultent ce journal pour détecter une activité suspecte et réagir rapidement.

Dans un contexte de cybermenaces élevé, ces mécanismes créent un premier rempart. Les alertes par email à chaque dépôt servent d’indicateur additionnel. Ainsi, un document inattendu déclenche une vérification immédiate auprès du service RH.

• Traçabilité : logins, adresses IP, horodatages.
• Signalement : alertes email, suivi des dépôts.
• Contrôles : réglages de notifications par l’utilisateur.

Conformité RGPD et conservation de 50 ans

MyArkevia revendique une conformité aux exigences RGPD. Les bulletins sont conservés 50 ans pour répondre aux obligations et besoins de preuve. Cette durée impose une gouvernance stricte, des audits, et une politique d’archivage claire.

Du point de vue du droit des personnes, la portabilité et l’information sur le traitement sont essentielles. Les utilisateurs doivent connaître la finalité, la durée de conservation et les modalités d’export de leurs données.

• Principes RGPD : minimisation, transparence, sécurité.
• Droits : accès, rectification, portabilité.
• Archivage : politique documentée, traçable et vérifiable.

Gestion des comptes, délégation et contact de confiance

La gestion des comptes inclut la modification de l’email, du mot de passe et la désignation d’un contact de confiance. En cas d’incapacité, ce contact obtient un accès, selon les règles définies. La fonction répond à des situations sensibles, comme une hospitalisation.

Pour quitter la plateforme, l’utilisateur peut désactiver son compte après avoir téléchargé ses documents. La sauvegarde locale en amont évite toute perte. Cette étape clôture le cycle de vie des données dans MyArkevia.

• Paramètres : identifiants, notifications, préférences.
• Délégation : contact de confiance, périmètre limité.
• Sortie : désactivation et export préalable des documents.

Points de vigilance : suppression et perception de la sécurité

Des utilisateurs déplorent l’impossibilité de supprimer certains documents personnels une fois déposés. Cette contrainte interroge la granularité du contrôle offert. En parallèle, l’expérience de performance médiocre nuit à la perception de la sécurité, même si les contrôles techniques existent.

Une communication claire sur la politique de suppression et une feuille de route publique sur l’ergonomie contribueraient à restaurer la confiance. La transparence crée un alignement entre promesse et réalisation.

• Friction : suppression limitée de pièces sensibles.
• Perception : confiance affaiblie par les lenteurs et erreurs.
• Amélioration : documentation, engagements datés, indicateurs de disponibilité.

Quand sécurité et usage avancent ensemble, l’adoption se fait sereine et durable.

Interface utilisateur, accessibilité et performance : forces et faiblesses

Usage sur ordinateur : lisibilité et logique de navigation

Sur desktop, l’interface utilisateur de MyArkevia reste fonctionnelle mais perçue comme datée. Les menus remplissent leur rôle, toutefois l’architecture visuelle manque parfois de hiérarchie. Un tri clair des actions principales et une meilleure mise en avant des filtres fluidifieraient le parcours.

La pagination paramétrable aide à limiter le temps d’affichage. Cependant, des lenteurs surviennent lors des heures de pointe. Un indicateur de progrès rassurerait l’utilisateur en cas de chargement prolongé.

• Clarté : champs de recherche visibles, libellés explicites.
• Guidage : messages d’erreur pédagogiques, conseils in situ.
• Confort : pagination et tri rapides pour grands volumes.

Mobile et application : adaptation et contraintes

Sur téléphone, des critiques visent la performance et l’ergonomie. Certains gestes ne répondent pas toujours, et des éléments d’interface se chevauchent. Les utilisateurs signalent des difficultés de connexion et des réinitialisations inopérantes sur iOS.

Une refonte mobile-first, avec composants natifs et cache local, améliorerait l’expérience. L’ajout de WebAuthn pour l’authentification biométrique réduirait la friction et sécuriserait l’accès.

• Optimisation : PWA ou app native soignée, synchronisation partielle hors ligne.
• Sécurité : biométrie, limitation des sessions persistantes.
• Stabilité : tests multi-OS, matrice de compatibilité publiée.

Accessibilité inclusive et conformité

L’accessibilité exige des contrastes suffisants, une navigation clavier complète et des libellés ARIA cohérents. Les personnes malvoyantes profitent de textes agrandis et d’une structure de titres nette. Les formulaires doivent comporter des messages d’erreur lisibles par lecteur d’écran.

La mise en conformité RGAA/WCAG ne relève pas du luxe. Elle élargit la base d’utilisateurs et réduit le risque juridique. Des audits trimestriels aideraient à corriger les régressions.

• Bonnes pratiques : contraste AAA sur actions critiques.
• Clavier : focus visible, ordre logique.
• Lecteurs d’écran : étiquetage et rôles ARIA adaptés.

Disponibilité et réactivité : où gagner des millisecondes

Des retours font état de pannes récurrentes et de temps d’attente pouvant atteindre 15 minutes. Ces difficultés minent la confiance. Un tableau public de disponibilité et un statut temps réel réduiraient l’incertitude.

Côté technique, le préchargement différé, le CDN, l’optimisation SQL et la réduction du DOM améliorent la réactivité. Un plan de capacité dimensionne l’infrastructure lors des nuits de paie.

• Priorités : indicateurs SLA, plan de charge, autoscaling.
• UX : skeleton screens, feedback continus.
• Ops : supervision proactive, alertes SRE.

Une plateforme rapide et stable devient l’alliée silencieuse de chaque collaborateur, jour de paie inclus.

Avis et retours d’expérience : bénéfices concrets et zones d’ombre

Points forts relevés sur le terrain

Les entreprises apprécient la centralisation et la traçabilité des dépôts. La conservation longue durée sécurise les démarches futures des salariés. Le partage contrôlé et l’export en archive simplifient les relations avec banques ou administrations.

Sur le plan RH, la distribution des bulletins gagne en fiabilité. Les pertes de courrier disparaissent, et l’historique des dépôts fait foi. Beaucoup saluent la disponibilité 24/7 lorsque la performance suit.

• Valeur : centralisation, preuve, continuité d’accès.
• Efficacité : dépôts automatiques, notifications utiles.
• Praticité : recherche et filtres, export ZIP.

Critiques récurrentes et frustrations

En revanche, des avis négatifs soulignent un support client difficile à joindre et des réponses tardives. Les lenteurs, les erreurs de connexion et les blocages de comptes génèrent des irritants. À cela s’ajoute l’impossibilité de supprimer certaines pièces, qui interroge le contrôle laissé à l’utilisateur.

Certains se plaignent d’une obligation d’usage imposée par l’employeur, alors que d’autres coffres-forts existent. Cette contrainte accentue la perception d’un écart entre promesse et réalité.

• Irritants : pannes, temps de chargement, liens de réinitialisation tardifs.
• Gouvernance : suppression limitée, communication perfectible.
• Relation : assistance peu réactive lors des pics.

Conseils pratiques pour les RH et les utilisateurs

Pour les RH, la planification des dépôts en dehors des heures de pointe réduit les incidents. Un guide d’onboarding avec captures d’écran diminue le volume de tickets. Pour les utilisateurs, la sauvegarde locale de leurs documents clés avant changement important reste judicieuse.

En cas de blocage, le recours au support et au gestionnaire interne est recommandé. Cegedim Solutions Ressources Humaines (137 rue d’Aguesseau, 92100 Boulogne-Billancourt, tél. 01 49 09 84 40) demeure le point de contact principal.

• RH : calendrier des dépôts, communication proactive.
• Salariés : vérification email, tests multi-navigateurs.
• Escalade : ticket détaillé avec horodatage et captures.

Sans masquer ses limites, MyArkevia rend la distribution des bulletins plus sûre, à condition de traiter vigoureusement l’ergonomie et la disponibilité.

On en dit quoi ?

MyArkevia remplit sa promesse essentielle : un coffre-fort numérique pour bulletins de paie et documents sensibles, adossé à une logique de sécurité et de conservation étendue. Ses fonctionnalités d’organisation, de recherche et de partage répondent aux besoins RH courants. Pourtant, la plateforme pâtit d’une interface utilisateur vieillissante, d’une performance inégale et d’un support client perfectible, qui entament l’adhésion.

En pratique, la valeur est forte quand l’accessibilité reste stable. Les entreprises qui cadrent l’adoption et communiquent des consignes simples obtiennent de meilleurs résultats. Pour franchir un cap, une refonte mobile-first, l’authentification biométrique et un statut public de disponibilité s’imposent. En attendant, l’usage reste pertinent pour sécuriser les bulletins et garantir la continuité documentaire, sous réserve d’un accompagnement clair et d’une vigilance sur les périodes de charge.

Comment se connecter à MyArkevia en cas d’oubli de mot de passe ?

Utilisez le lien de réinitialisation depuis la page de connexion. Si l’email tarde, vérifiez votre dossier spam, essayez un autre navigateur, puis contactez le support avec l’horodatage et une capture d’écran. Activez les alertes de connexion une fois l’accès rétabli.

Peut-on partager des documents en lecture seule sur MyArkevia ?

Oui. Créez un répertoire partagé, invitez votre contact et définissez une durée d’accès. À l’expiration, l’accès est révoqué automatiquement. L’export en zip reste une alternative lorsqu’aucun accès continu n’est requis.

Combien de temps les bulletins de paie sont-ils conservés ?

Les bulletins sont archivés jusqu’à 50 ans, afin de répondre aux exigences légales et aux besoins de preuve. Vous pouvez les consulter et les exporter à tout moment depuis votre espace personnel.

Que faire si mon compte MyArkevia est bloqué ?

Lancez une demande au support et à votre service RH. Joignez les messages d’erreur, la date et l’heure, ainsi que le navigateur utilisé. Pendant l’investigation, évitez de multiplier les tentatives de connexion.

MyArkevia est-il conforme au RGPD ?

La solution revendique une conformité RGPD et propose traçabilité des accès, notifications et conservation longue durée. Vérifiez la politique de confidentialité, les droits d’accès et l’export de vos données dans la rubrique compte.